Zelf je administratie doen of een administratiekantoor inschakelen?
Veel ondernemers beginnen met hun administratie in Excel of in een eenvoudig boekhoudpakket. Dat voelt logisch: je houdt grip op je cijfers en je hoeft niemand te betalen. Maar naarmate je bedrijf groeit, groeit de administratie mee. Dan wordt het lastiger om alles foutloos, op tijd en gestructureerd bij te houden naast al het andere werk.
Een administratiekantoor inschakelen betekent meer dan alleen werk uitbesteden. Het gaat om actuele cijfers, minder tijdverlies en minder risico’s. In deze blog helpen we je nadenken over de keuze: zelf blijven doen of (gedeeltelijk) uitbesteden.
Eerst meer weten over cashflow? Lees dan deze blog-serie van Verhelst!
Zelf doen of uitbesteden?
Op het eerste gezicht lijkt zelf je administratie doen de goedkoopste optie. Je betaalt niemand extern en je houdt alles in eigen hand. Maar de uren die je in je administratie stopt, kun je niet besteden aan klanten, acquisitie of ontwikkeling. Zeker als je avonden of weekenden nodig hebt om alles bij te werken, is de vraag of dat nog loont.
Zolang je administratie overzichtelijk is en je het prettig vindt om met cijfers bezig te zijn, kan zelf doen prima werken. Naarmate je bedrijf groeit, merk je dat er meer mutaties zijn, meer uitzonderingen en meer fiscale regels waar je rekening mee moet houden. Dan wordt administratie iets wat blijft schuiven op je to-do lijst. Op dat moment is het logisch om te onderzoeken wat uitbesteden je aan tijd, rust en zekerheid kan opleveren.
Nog meer tips hoe je meer uit je vermogen haalt? Lees deze blog!
Wat doet een administratiekantoor nu echt?
Een administratiekantoor doet meer dan alleen inkoop- en verkoopfacturen verwerken. Het zorgt dat bankmutaties worden verwerkt, btw-aangiften op tijd en juist worden ingediend en dat tussentijdse cijfers kloppen en aansluiten op de jaarrekening. Daarnaast wordt er meegekeken naar zaken als betaaltermijnen, kasstromen en fiscale momenten, zodat je niet alleen terugkijkt, maar ook vooruit kunt plannen.
Door het jaar heen helpt een administratiekantoor bijvoorbeeld bij het combineren van investeringen en btw-teruggave, het opbouwen van reserveringen voor belasting en het voorkomen van spanningen in rustige maanden. Zo wordt je administratie een stuurinstrument in plaats van een verplicht nummer.
Slimmer ondernemen met actuele informatie
Als je administratie op orde en up-to-date is, kun je vooruitdenken in plaats van achteraf repareren. Met actuele cijfers weet je niet alleen hoe je bedrijf er nu voor staat, maar ook wat er de komende maanden aankomt. Je ziet eerder waar winst of verlies ontstaat, kunt investeringen plannen op het juiste moment en voert gesprekken met klanten, leveranciers of bank op basis van onderbouwde cijfers. Dat geeft rust en maakt het makkelijker om weloverwogen beslissingen te nemen.
Veelgestelde vragen
Wanneer is zelf mijn administratie doen nog logisch?
Zolang u weinig boekingen heeft en de regels goed kunt bijhouden, is zelf doen meestal prima.
Wat moet ik minimaal weten als ik het zelf doe?
U heeft basiskennis nodig van btw, factuureisen, het verschil tussen zakelijk en privé en de belangrijkste fiscale deadlines.
Kan ik een deel zelf doen en de rest uitbesteden?
Ja. U kunt bijvoorbeeld zelf factureren en documenten aanleveren, terwijl een administratiekantoor de verwerking en aangiften verzorgt.
De echte risico’s van zelf doen
Fouten in btw-aangifte komen vaker voor dan je denkt: verkeerde tarieven, onjuiste factuurdata, privégebruik, buitenlandse prestaties. Het lijkt klein, totdat er een naheffing met rente volgt. Ook continuïteit is een risico. Als jij als enige de administratie doet en je valt uit of gaat op vakantie, blijven facturen en herinneringen liggen en schuiven aangiften op. Dat raakt direct je liquiditeit. Door (een deel van) je administratie bij een administratiekantoor onder te brengen, borg je dat het proces doorgaat, ook als jij even niet beschikbaar bent.