Wat kost een administratiekantoor?
Je wilt grip op je kosten, maar ook weten wat je ervoor terugkrijgt. Zeker als je bedrijf groeit, meer transacties krijgt of je cashflow strakker wilt sturen, wordt administratie al snel meer dan alleen bonnetjes verwerken.
In deze blog lees je hoe de kosten van een administratiekantoor meestal zijn opgebouwd, welke factoren het verschil maken en wat het je oplevert.
Wil je eerst weten wat de voordelen zijn van het uitbesteden van je administratie? Lees dan deze blog!
Welke kosten zijn er bij een administratiekantoor?
Met kosten bedoelen we het bedrag dat je betaalt voor het verwerken van je administratie en alles wat daarbij hoort, zoals aangiften en rapportages. Sommige kantoren werken met een vast maandbedrag, andere met een uurtarief of een combinatie. Wat je precies krijgt, hangt af van het pakket en de afspraken.
Het is slim om kosten altijd te bekijken in relatie tot de werkzaamheden. Een lage prijs kan betekenen dat er weinig inbegrepen is, of dat je veel zelf moet blijven doen. Een hoger bedrag kan juist rust geven, omdat controles, advies en periodiek inzicht zijn meegenomen.
Wat kost wat bij een administratiekantoor
De grootste factor is de hoeveelheid werk. Hoe meer mutaties, facturen en banktransacties, hoe meer verwerking er nodig is. Ook de complexiteit speelt mee. Een bv met personeel, meerdere btw stromen of buitenlandse transacties vraagt meer aandacht dan een eenvoudige administratie.
Daarnaast maken deze punten vaak verschil in prijs:
- Het aantal btw aangiften en de complexiteit daarvan. Dit is relevant als je bijvoorbeeld te maken hebt met privƩ gebruik, meerdere tarieven of Europese leveringen.
- Het wel of niet meenemen van salarisadministratie. Dit vraagt vaste maandelijkse verwerking en extra controles.
- De frequentie van rapportages. Maandrapportage kost meer tijd dan alleen een jaarafsluiting.
- De mate waarin je financiƫle administratie al op orde is. Een rommelige start kost vaak meer tijd in de eerste maanden.
Wat zit er meestal in een pakket?
In de meeste pakketten zit de basisverwerking van inkoop en verkoop, bankmutaties en btw aangiften. Ook de jaarrekening en de belastingaangifte horen er vaak bij, afhankelijk van je rechtsvorm en het pakket.
Meerwerk ontstaat meestal bij extra advies of bij werkzaamheden buiten het standaard proces. Denk aan het corrigeren van oude jaren, extra rapportages, begeleiding bij financiering, complexe btw vraagstukken of het opzetten van een nieuwe structuur. Dit hoeft niet verkeerd te zijn. Het is alleen belangrijk dat je vooraf weet wat wel en niet inbegrepen is.
Bekijk deze pagina als je wilt weten welke diensten je kunt uitbesteden bij Verhelst!
Verschil vaste prijs en uurtarief
Een vaste prijs geeft voorspelbaarheid. Je weet elke maand wat je betaalt en je kunt daar je budget op aanpassen. Dit werkt goed als de werkzaamheden redelijk stabiel zijn en je duidelijke afspraken hebt over wat inbegrepen is.
Een uurtarief kan passend zijn als je administratie wisselt per maand of als je af en toe extra ondersteuning nodig hebt. Het risico is dat het moeilijker te voorspellen is wat je totaal kwijt bent. Ook kan het voelen alsof je op de klok betaalt, waardoor je minder snel vragen stelt terwijl juist die vragen vaak geld besparen.
Voor veel mkb bedrijven is een vaste prijs prettig, mits de inhoud van het pakket helder is en er duidelijke afspraken zijn over meerwerk.
Wat levert een administratiekantoor op?
Tijdwinst is vaak de eerste reden om uit te besteden, maar het echte voordeel zit meestal in kwaliteit en inzicht. Je administratie is een basis voor beslissingen. Als cijfers actueel en betrouwbaar zijn, kun je sneller bijsturen op kosten, marges en liquiditeit.
Een administratiekantoor helpt ook om risicoās te beperken. Fouten in btw aangifte komen sneller voor dan ondernemers denken. Een verkeerde verwerking kan leiden tot correcties, naheffingen en rente. Dat kost niet alleen geld, maar ook aandacht en tijd.
Daarnaast krijg je meer rust. Deadlines worden bewaakt, aangiften worden gedaan en je hoeft niet in de avonduren alles alsnog recht te trekken. Dat is moeilijk in euroās uit te drukken, maar ondernemers merken het verschil direct.
Wanneer kiezen voor een administratiekantoor
Terugverdienen gebeurt vaak op drie manieren.
- Door minder tijd kwijt te zijn.
- Door minder fouten en herstelwerk.
- En door betere beslissingen op basis van actuele cijfers.
Een voorbeeld uit de praktijk is een bedrijf dat groeide in omzet, maar steeds krap zat in kas. Met periodieke rapportages en duidelijke afspraken rond betalingen werd zichtbaar waar geld bleef hangen. Dat leidde tot scherpere betaaltermijnen en een betere planning rond belastingmomenten. Het resultaat was meer rust en minder noodzaak om ad hoc te schuiven met rekeningen.
Offertes en prijzen administratiekantoor vergelijken
Offertes vergelijken werkt het beste als je kijkt naar inhoud en proces, niet alleen naar de prijs. Let op de vragen die je vooraf kunt stellen.
Wat is inbegrepen en wat valt onder meerwerk? Hoe vaak krijg je rapportages? Wie is je contactpersoon? Hoe snel is de reactie bij vragen? En welke software of koppelingen worden gebruikt?
Ook belangrijk is wat er van jou verwacht wordt. Moet je alles zelf aanleveren en ordenen, of helpt het kantoor met structuur en proces. Dat maakt een groot verschil in tijdwinst en kwaliteit.
Veelgemaakte misverstanden over kosten en prijsafspraken
Een veelvoorkomend misverstand is dat goedkoop altijd beter is. In de praktijk kan een lage prijs betekenen dat je veel zelf blijft doen of dat er weinig controle op zit. Een ander misverstand is dat een administratiekantoor alleen terugkijkt. De meeste ondernemers hebben juist behoefte aan inzicht tijdens het jaar, zodat je kunt sturen op cashflow en planning.
Ook zie je soms dat ondernemers denken dat hun administratie te klein is voor ondersteuning. Juist bij groei kan een administratie snel complex worden. Dan is het prettig als processen en rapportages al staan.
De kosten van een administratiekantoor hangen af van volume, complexiteit en het type ondersteuning dat je kiest. Belangrijker is de vraag wat je nodig hebt om rustig te ondernemen en grip te houden op je cijfers. Goede administratie geeft tijdwinst, minder risico en beter inzicht in je geldstromen.
Wil je weten welke aanpak past bij jouw bedrijf en welke prijs daarbij hoort, plan dan een kennismakingsgesprek met Verhelst of vraag een offerte aan.
Veelgestelde vragen over de kosten van een administratiekantoor
Wat kost een administratiekantoor per maand voor een mkb bedrijf?
De kosten verschillen per bedrijf en hangen vooral af van het aantal transacties, de btw complexiteit, salarisadministratie en de frequentie van rapportages. Een eenvoudige administratie is goedkoper dan een bv met personeel en meerdere geldstromen. Het belangrijkste is dat je vergelijkt wat er in het pakket zit en hoeveel je zelf nog moet doen.
Waar betaal ik precies voor bij een administratiekantoor?
Je betaalt voor verwerking en controle van je administratie, het doen van aangiften en het opleveren van rapportages zoals een resultaatoverzicht of balans. Vaak betaal je ook voor bewaking van deadlines en ondersteuning bij vragen. Bij sommige kantoren zit periodiek advies in het pakket, bij anderen is dat apart.
Wat is meestal inbegrepen in een pakket en wat wordt vaak als meerwerk gezien?
In een pakket zit meestal de basisverwerking, btw aangiften en een jaarafsluiting met bijbehorende aangiften. Meerwerk is vaak extra advies, correcties van oude perioden, aanvullende rapportages of complexe fiscale vragen. Maak hierover vooraf afspraken, zodat je niet achteraf verrast wordt.
Is een vaste prijs beter dan een uurtarief bij boekhouding?
Een vaste prijs geeft rust en voorspelbaarheid, omdat je weet waar je aan toe bent per maand. Een uurtarief kan passend zijn als je administratie wisselend is of als je af en toe extra hulp nodig hebt. Belangrijk is dat je weet wat je krijgt voor de prijs en wanneer extra kosten ontstaan.
Welke fouten in de btw aangifte komen het vaakst voor als je het zelf doet?
Veelvoorkomende fouten zijn een verkeerd btw tarief, onjuiste factuurdata, btw aftrek waar het niet mag en fouten bij buitenlandse transacties. Ook wordt privƩ gebruik soms vergeten of verkeerd verwerkt. Dit soort fouten leiden vaak tot correcties, naheffingen of rente.
Hoe weet ik of een administratiekantoor bij mijn bedrijf past?
Let op duidelijke afspraken, een vaste contactpersoon en de mate van inzicht die je krijgt gedurende het jaar. Vraag hoe vaak je rapportages ontvangt en hoe snel vragen worden beantwoord. Een goede match voelt als samenwerking, niet als alleen cijfers doorsturen.
Kan ik tussentijds overstappen en wat gebeurt er met mijn administratie en historie?
Overstappen kan in de meeste gevallen op elk moment. De administratie en historie blijven bestaan en worden overgedragen, vaak via boekhoudsoftware of exports. Het is wel belangrijk dat er goed wordt afgestemd over openstaande posten, lopende aangiften en de periode waarin wordt overgedragen. Verhelst kan dit proces begeleiden zodat er geen gaten ontstaan.